Bijna elke organisatie die wij dit jaar spreken, komt uiteindelijk bij dezelfde vraag uit. Niet of AI iets gaat betekenen voor het werk, want daar is men wel uit. De vraag is praktischer en ongemakkelijker: hoe en waar beginnen we?
Het is een goede vraag, en de reden dat hij zo vaak blijft hangen is dat het antwoord meestal in de verkeerde categorie wordt gezocht. Er wordt gezocht naar een tool, terwijl het antwoord in een werkproces zit.
Het startpunt is het probleem, niet de techniek
Het patroon dat wij het vaakst zien: een organisatie schaft licenties aan, zet iets organisatiebreed aan, geeft een demo en wacht af. Een paar enthousiastelingen gaan ermee aan de slag, de rest kijkt een keer en gaat weer verder met het werk van gisteren. Een halfjaar later staat er een adoptiecijfer op tafel waar niemand blij van wordt, en de conclusie luidt dan al snel dat AI "nog niet zo ver is".
Dat is bijna nooit waar. Wat er ontbreekt is geen functionaliteit, maar een concrete opdracht. Een gebruiker die een lege chatbalk opent met de vraag "wat zal ik hier eens mee doen", verzint iets willekeurigs, is niet onder de indruk en komt niet terug. Datzelfde gereedschap in handen van iemand die precies weet welk stuk van zijn werk hij ermee wil aanpakken, levert binnen een week resultaat op.
Meer licenties uitdelen lost dat niet op. Onbenutte seats zijn in de praktijk de grootste verborgen kostenpost in AI-trajecten, groter dan het verbruik waar iedereen zich zorgen over maakt.
Begin bij één werkproces
Ons advies is daarom steevast: kies één werkproces en houd de rest er voorlopig buiten.
Niet "we gaan iets met Copilot doen", maar "we gaan de voorbereiding van offertes aanpakken". Niet "we gaan AI uitrollen", maar "we gaan de terugkerende rapportage van de servicedesk onder handen nemen". Een werkproces heeft namelijk eigenschappen die een tool niet heeft: er zijn mensen die het doen, het gebeurt met een bepaalde frequentie, het kost een bepaalde hoeveelheid tijd en er is een norm voor wanneer het goed is. Dat maakt het meetbaar, en meetbaar is precies wat je nodig hebt om over twee maanden een onderbouwd besluit te nemen in plaats van een gevoelsmatig besluit.
Bij het kiezen letten wij op drie dingen. Het proces moet vaak genoeg voorkomen dat er in acht weken iets te zien is. Er moet al irritatie over bestaan, want dan is de motivatie er ook. En het moet niet meteen aan de gevoeligste gegevens van de organisatie zitten, want je wilt in de eerste ronde leren hoe het werkt, niet uitleggen hoe het misging.
Hoe zo'n pilot er bij ons uitziet
Kort, klein en begrensd. Acht weken, acht tot tien deelnemers, een budgetplafond dat vooraf is ingesteld en succescriteria die op papier staan voordat iemand begint.
Week 1 is inrichting: toegang, kostenbeheersing, en een startsessie van een dagdeel waarin de deelnemers niet leren wat de tool allemaal kan, maar hoe zij hun eigen werk erin leggen. Week 2 tot en met 7 is gewoon werken, met elke twee weken een kort terugkomoverleg. Week 8 is de evaluatie en het besluit.
Elke deelnemer legt per gebruik één regel vast: wat heb ik laten doen, wat kwam eruit, en hoeveel tijd scheelde het. Meer administratie hoeft het niet te worden, en minder kan niet, want zonder die regels heb je aan het eind alleen meningen.
De criteria die wij standaard voorstellen:
| Criterium | Norm |
|---|---|
| Gebruik | Minimaal 7 van de 10 deelnemers gebruiken het in week 6 nog steeds actief |
| Opbrengst | Minimaal 2 toepassingen waarbij de tijdwinst aantoonbaar meer dan een uur per keer is |
| Kwaliteit | Minimaal 7 van de 10 resultaten zijn bruikbaar zonder ingrijpende correctie |
| Kosten | De kosten per bruikbaar resultaat blijven onder de waarde van de bespaarde tijd |
| Beheersing | Het ingestelde plafond wordt niet overschreden, geen onverwachte pieken |
Acht weken is geen willekeurig getal. Korter dan dat meet je vooral enthousiasme, en enthousiasme zakt weg. Langer dan dat verwatert de pilot en wordt hij stilzwijgend de nieuwe situatie, zonder dat er ooit een besluit is genomen.
Geen one-size-fits-all: vier uitkomsten die wij in de praktijk zien
Hier zit de kern van waarom wij niet met één antwoord aan tafel komen. Welk gereedschap past, blijkt pas als je weet wat het werk precies vraagt. In de praktijk komen we op vier uitkomsten uit, en ze verschillen enorm in kosten en complexiteit.
Het kan gewoon met de Copilot die je al hebt. Dit is verreweg de meest voorkomende uitkomst en tegelijk de minst besproken. Chat, Notebooks, Researcher en Analyst zitten al in de licentie en kosten geen cent extra. Ruwweg vier op de vijf toepassingen die mensen bedenken, passen hierbinnen. Dat is geen rem op ambitie, dat is de goedkoopste manier om ambitie waar te maken.
Het werk is te groot voor één vraag: Copilot Cowork. Wanneer een opdracht uit meerdere stappen bestaat, bijvoorbeeld twintig documenten doornemen, de afwijkingen eruit halen, in een tabel zetten en samenvatten, dan is Copilot Cowork op zijn plaats. Dat rekent af per uitgevoerde taak in Copilot Credits, dus dan wordt kostenbeheersing ineens wel een onderwerp.
Het werk komt elke week terug en gaat altijd hetzelfde: bouw een agent. Herhaalwerk hoort niet in een telkens opnieuw geformuleerde opdracht, maar in een agent in Copilot Studio. Elke keer dat iemand dezelfde opdracht opnieuw uitschrijft, betaal je opnieuw voor uitzoekwerk dat al eerder is gedaan. Vanaf ongeveer tien keer per maand verdient een agent zich terug.
Er bestaat geen standaardproduct voor: dan bouwen we het. Soms zit de winst in software die er nog niet is: een portaal, een koppeling tussen systemen die niet met elkaar praten, een applicatie rond een proces dat nergens in een pakket past. Daarvoor hebben wij onze eigen ontwikkelstraat, met uCompose voor websites en portalen en uBuild voor maatwerkapplicaties, waarin AI-agents onder menselijk toezicht het bouwwerk doen. Dat maakt maatwerk haalbaar in situaties waar het vroeger simpelweg te duur was.
De vuistregel die wij aan gebruikers meegeven, in deze volgorde:
- Kan het in één vraag? Doe het in Copilot Chat, dat kost niets extra.
- Gaat het over een vaste set documenten? Maak een Notebook, ook gratis.
- Is het uitzoekwerk of rekenwerk? Gebruik Researcher of Analyst, nog steeds inbegrepen.
- Is het een opdracht van meerdere stappen die je eenmalig of wisselend doet? Dan is Cowork op zijn plaats.
- Doe je diezelfde opdracht tien keer per maand of vaker? Dan hoort het een agent te worden.
- Bestaat het gereedschap nog niet? Dan wordt het software.
Begrens de kosten voordat de eerste gebruiker begint
Zodra je in de verbruiksgebonden hoek terechtkomt, verandert de vraag van "wat kost een licentie" naar "wat kan dit maximaal kosten". Dat is een instelling, geen hoop.
Let daarbij op het verschil tussen twee knoppen die makkelijk door elkaar lopen. Een uitgavenlimiet in het Microsoft 365 admin center is een harde grens: bij het bereiken ervan stopt het verbruik. Een budget in Azure Cost Management stuurt alleen een melding. Wie alleen dat laatste instelt, heeft geen plafond maar een rookmelder. Wij zetten daarom altijd eerst de harde limiet, en gebruiken de melding daarnaast als signalering op 50, 75 en 90 procent.
Wat wij nadrukkelijk niet adviseren, is alles dichtzetten uit voorzichtigheid. Dan wijken mensen uit naar gratis AI-diensten buiten je omgeving, en daar heb je geen zicht op, geen logging en geen grip op wat er met bedrijfsgegevens gebeurt. Dat is uiteindelijk duurder dan een verbruiksrekening, alleen betaal je het niet in euro's.
"Het werkt hier niet" is ook een prima uitkomst
Het mooiste aan deze aanpak is dat een negatieve uitslag net zo bruikbaar is als een positieve. Worden de criteria niet gehaald, dan heb je voor een paar honderd euro en acht weken geleerd dat dit specifieke proces zich er nu niet voor leent. Je pakt het volgende proces, of je wacht tot de techniek verder is.
Vergelijk dat met de kosten van een organisatiebrede uitrol die na een halfjaar stilvalt, inclusief de licenties die intussen doorlopen en het vertrouwen dat je bij de mensen kwijtraakt. Klein beginnen is niet voorzichtig, het is gewoon goedkoper leren.
Zo pakken we het samen op
Wij helpen organisaties met precies deze stap: één werkproces kiezen, een korte pilot inrichten met plafonds en criteria, de mensen erin meenemen, en aan het eind samen vaststellen wat de vervolgstap is. Soms is het antwoord dat je al alles in huis had. Soms is het Cowork of een agent. En soms bouwen we iets wat er nog niet was.
Wil je weten welk proces bij jullie het meest geschikt is om mee te beginnen? Neem contact met ons op voor een gesprek van een uur. Daar komt geen offerte uit, maar wel een kortere lijst.
