Een opvallend cijfer uit het Microsoft Work Trend Index rapport: 80% van medewerkers bij kleine en middelgrote bedrijven brengt eigen AI-tools mee naar het werk. Dit fenomeen, bekend als BYOAI (Bring Your Own AI), lijkt onschuldig maar vormt een aanzienlijk beveiligingsrisico.
Wat is Shadow AI?
Shadow AI verwijst naar het gebruik van AI-tools die niet door de IT-afdeling zijn goedgekeurd of beheerd. In de praktijk betekent dit dat medewerkers ChatGPT gebruiken voor e-mails en rapporten, AI-vertaaltools inzetten voor klantcommunicatie, of gratis AI-assistenten raadplegen voor data-analyse. Soms installeren ze browser-extensies met AI-functionaliteit zonder dit te melden.
Het probleem? Medewerkers uploaden vaak gevoelige bedrijfsdata naar deze tools zonder te beseffen wat er met die informatie gebeurt.
De risico's van ongecontroleerd AI-gebruik
Wanneer medewerkers bedrijfsinformatie in externe AI-tools invoeren, verliest u controle over waar die data naartoe gaat. Veel gratis AI-tools gebruiken ingevoerde data om hun modellen te trainen, wat kan leiden tot onbedoelde datalekken.
Daarnaast spelen compliance-risico's een grote rol. Onder de AVG/GDPR en komende regelgeving zoals NIS2 moet u weten waar persoonsgegevens worden verwerkt. Shadow AI maakt dit vrijwel onmogelijk. Vertrouwelijke productinformatie, strategische plannen of klantgegevens kunnen zo onbedoeld in externe systemen terechtkomen.
Tot slot ontstaat er zonder centrale AI-governance al snel wildgroei in de kwaliteit en betrouwbaarheid van AI-gegenereerde content.
Waarom medewerkers BYOAI omarmen
Het Work Trend Index onderzoek toont aan dat medewerkers niet bewust risico's nemen. Ze zoeken simpelweg naar oplossingen voor dagelijkse uitdagingen. Uit het onderzoek blijkt dat 53% van medewerkers geen tijd of energie heeft voor al hun taken. De werkdruk blijft stijgen terwijl budgetten bevroren zijn, en AI bespaart nu eenmaal direct tijd bij routinetaken.
De intentie is goed, maar zonder kader ontstaan problemen.
De oplossing: Microsoft 365 Copilot
In plaats van AI te verbieden (wat niet werkt), kunt u beter een veilig alternatief bieden. Microsoft 365 Copilot biedt enterprise-grade beveiliging waarbij data binnen uw Microsoft 365 tenant blijft. Informatie wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en er is volledige audit logging van alle AI-interacties.
Daarnaast is Copilot ontworpen met compliance in gedachten: AVG/GDPR-compliant, met Data Loss Prevention (DLP) integratie en respect voor sensitivity labels. U beheert wie toegang heeft tot AI-functionaliteit, krijgt inzicht in welke data via AI wordt bevraagd, en gebruikt centrale rapportage via het Microsoft 365 Admin Center.
Praktische aanpak voor Shadow AI
Begin met een inventarisatie: vraag uw medewerkers welke AI-tools ze gebruiken. Dit geeft inzicht in de behoefte en de omvang van het probleem. Stel vervolgens een AI-beleid op waarin u definieert welke tools zijn toegestaan en welke data wel of niet mag worden ingevoerd in AI-systemen.
De belangrijkste stap is het bieden van een veilig alternatief. Microsoft 365 Copilot biedt dezelfde productiviteitsvoordelen binnen een beveiligde omgeving. Bekijk de verschillende Copilot-opties om te zien welke past bij uw organisatie.
Vergeet niet uw medewerkers te trainen. Leg uit waarom bepaalde tools risico's vormen en hoe ze de goedgekeurde alternatieven effectief kunnen gebruiken. Gebruik tot slot de logging- en rapportagemogelijkheden om AI-gebruik te monitoren en waar nodig bij te sturen.
Vergelijk uw opties
Twijfelt u welke Copilot-licentie bij uw organisatie past? Op onze Copilot-pagina vindt u een uitgebreide vergelijkingstabel van alle Microsoft Copilot-varianten, inclusief prijzen en functionaliteiten.
Conclusie
BYOAI is geen trend die verdwijnt – het is de nieuwe realiteit. De vraag is niet óf uw medewerkers AI gebruiken, maar of ze dat doen op een manier die uw organisatie beschermt.
Door een veilig, goedgekeurd alternatief te bieden met Microsoft 365 Copilot, combineert u de productiviteitsvoordelen van AI met de beveiliging die uw organisatie nodig heeft.
Bron: Microsoft Work Trend Index 2024
---
Wilt u weten hoe u Shadow AI kunt aanpakken en veilig AI kunt implementeren? Universal Cloud helpt u met het opzetten van een AI-strategie die past bij uw beveiligingseisen.
